september 2020 - OchtendMensen

september 21, 2020maart 1, 2021

Online leren: Een eerlijke reflectie op de spanningsvelden

Jonge professionals maken bij OchtendMensen een intensief driejarig opleidings- en ontwikkeltraject door: de basis van onze organisatie en hun ontwikkeling. Gedwongen door Covid maakten wij in één week de transitie naar volledig online leren en ontwikkelen. Dat was zeer leerzaam én ongelooflijk ‘stretchen’. Een intensief en persoonlijk opleidingstraject sloten we plotseling online af, een nieuwe digitale leergang ontwikkelden we in twee weken en voor het najaar staat een nieuw online/live-ontwerp klaar van deze zelfde leergang. Graag nemen we je mee in onze terugblik op en onze lessen uit dit proces. Een proces waarin we gaandeweg leerden door veel te experimenteren.

Dit is geen lofzang op digitaal leren, maar een eerlijke terugblik op de voor- en nadelen. Een reflectie op de spanningsvelden vanuit de praktijk.

Goede voorbereiding, en improvisatie

Al langere tijd begeleiden we vanuit het ‘flipped classroom’-principe. De basisgedachte van dit principe is dat deelnemers zelf, individueel, zorgen voor een grondige voorbereiding. Ze verkennen de aangereikte theorie, denken na waar deze theorie hun praktijk raakt, en bepalen daarmee wat relevant is om te bespreken in de ‘classroom’. Voorbereiding met video’s, literatuur en een compacte online-omgeving is de sleutel. Hun eigen diepgang in de voorbereiding bepaalt (mede) de diepgang die ze bereiken in de training. In de ‘classroom’ hoef je dan minder stil te staan bij de theorie, maar kan je snel door in gesprek en oefenen.

Volledig online leren bracht dit principe ineens in een stroomversnelling. We merkten dat de deelnemers zich extra goed voorbereidden. Dat hielp enorm. Ook wij als begeleiders moesten ons extra goed voorbereiden. Trainer Machiel Willemsen: ‘Ik train al 23 jaar en voor de online sessies merkte ik dat ik weer een draaiboek op de vijf minuten nauwkeurig moest maken… Dat had ik al 15 jaar niet meer gedaan!’. Online trainen kost, zeker in het begin, dus extra voorbereidingstijd. Ook omdat je als trainer vaak de rol van digitale facilitator op je moet nemen.

Voor de deelnemers werkte het ook anders: met een groep langer dan 15 minute ‘online luisteren’ gaat niet. Antonia van Houdt-Stoel (Talentmanager bij OchtendMensen): ‘Ineens zagen we dat deelnemers diverse e-learnings in de voorbereiding extra goed tot zich namen en – terecht! – protesteerden als een trainer volledigheidshalve deze zelfde theorie online ook wilde toelichten.’ Nadeel is dat improviseren in een online setting lastiger is. ‘On the fly’, je programma of draaiboek terzijde leggen en andere werkvormen inzetten, werkt minder goed. Je hebt minder gevoel met de groep en zit aan een strakke eindtijd. Uitloop kan niet, omdat veel deelnemers direct een volgende meeting hebben.

Vaardigheden trainen online?

De deelnemers oefenden online in ‘breakout rooms’ met trainersacteurs op hun leervraag. Ze daagden zichzelf uit in online simulaties en voerden gesprekken met opdrachtgevers. Antonia: ‘Voorafgaand was er wat scepsis bij deelnemers over het online oefenen met een acteur. Maar je zag de spanning in de gezichten en de inleving toenemen bij het oefenen van een ‘moedig gesprek’.’ Ook oefenden ze online met vaardigheden als pitchen en presenteren. Antonia hierover: ‘Er werd volop gelachen en de energie was bijna voelbaar door het scherm heen in de breakout rooms tijdens deze pitchtraining.’ Vaardigheden trainen online kan goed, het is bijna net zo effectief als live.

Maar de andere kant is er ook. Deelnemers ervoeren minder verbinding met andere deelnemers en er ontstond minder groepsgevoel. Waardoor er ook minder veiligheid wordt gevoeld. Juist in de verbinding, in het open zijn over wat je niet weet en wat ‘nog niet af is’, ontstaat ruimte om nieuwe zaken te leren. Als trainer en deelnemers onderling ontmoet je elkaar normaliter bij de koffie-automaat. In de ‘digital classroom’ heb je minder pauzegesprekjes, waardoor je minder 1-op-1 en minder ‘low key’ kunt doorvragen of repareren. Je kunt wel digitaal koffiedrinken, maar dat is anders dan ‘real life’. Je kunt digitaal minder goed reageren op het non verbale en er is minder ongedwongen beschikbaarheid voor vragen en verdieping.

Verbinding maken versus zenden

De spelregels van online bijeenkomsten zaten er snel in. Niet eerder was het zo makkelijk om in korte tijd feedback op te halen via de chat. Machiel: ‘Doe maar eens een rondje met 16 deelnemers. Nu doe je dat in twee minuten in de chat. Je moet wel snel meelezen en samenvatten. Maar het is super om op zo’n ‘chatstring’ door te vragen en met een deelnemer in gesprek te gaan. Niet vergeten te ‘unmuten’ dan, hè!’ Ook als deelnemer kan je ‘low key’ het gesprek een kant op sturen en je inbreng geven. Als trainer ervoeren we het scherm wel eens als een zwart gat. Machiel: ‘Ik begrijp niet hoe docenten op de middelbare school dat doen met alle camera’s van de leerlingen uit. Ik zou helemaal gek worden…’. Uit interactie haal je reactie. Landt de inhoud van je verhaal? Waar moet je accenten leggen, op welk onderwerp zit veel energie? Is iedereen er nog bij? We deden een beroep op de deelnemers om vooral non verbaal duidelijk te reageren. ‘Steek maar twee duimen in de lucht, zwaai even, roep liever te vaak even door het gesprek heen, dan dat alle microfoons op ‘mute’ staan.’ We schreven een wedstrijd uit voor de best bedachte online ‘energizer’. Leuke vormen om dat te creëren wat ook online niet mag ontbreken: lol, interactie en verdieping.

Online ‘energizers’

Touch Blue!: Deelnemers moeten in hun ruimte zo snel mogelijk de kleur aanraken die genoemd wordt (en waar mogelijk in beeld brengen). Zo is iedereen actief en het levert hilarische beelden op.

Verkleedwedstrijd: Je hebt twee minuten om je zo maf mogelijk te verkleden met de spullen die je in huis hebt.

Commando Pinkelen: Maar dan in plaats van “Pinkelen, hol, bol en plat” achter de laptop het spel spelen met de commando’s “Klappen, draaien, springen en juichen”.

Wave: Doe een wave met de hele groep. Eén iemand neemt een foto van het scherm (grid) en op basis daarvan de wave doen en opnemen.

Tour de l’home: Laat je favoriete ruimte of plek in je huis zien en geef een korte toelichting waarom.

Onderweg naar de ideale mix

Bij OchtendMensen zijn we onderweg naar leer- en ontwikkelprogramma’s waarbij je het beste van beide inzet: een afgewogen combinatie van zowel online als ‘real life’. Meer korte online interventies van een dagdeel, afgewisseld met live opleidingsdagen. Met succes inzetten van ‘flipped classroom’. Meer werken in kleine groepen. Beter gebruik maken van programma’s zoals Miro en Mural die het online samenwerken goed ondersteunen. De ‘blended’ trajecten zijn beter in te passen in de agenda’s van mensen, minder belastend qua reistijd, en goedkoper. De live modules zetten we om en om in, en deze brengen ongedwongen en min of meer spontane gesprekken tot stand. In de echte ontmoeting en in het delen van het ‘nog niet weten’ ontstaan nieuwe ideeën. En juist in deze mix vinden we een leuke en ijzersterke combinatie.

Het opleidings- en ontwikkelprogramma van OchtendMensen staat ook open voor jonge professionals die niet in dienst zijn bij OchtendMensen of TwynstraGudde. Daarnaast verzorgen we incompany maatwerktrajecten over Adviseren en Adviesvaardigheden. Meer informatie daarover vind je op de Academy-pagina van deze website. Ook kun je rechtstreeks contact opnemen met onze Talentmanager Antonia van Houdt.

Antonia is Talentmanager bij OchtendMensen. Ze begeleidt de adviseurs bij OchtendMensen in 1-op-1 gesprekken en training. Als ontwerper van leerprogramma’s zoekt ze altijd naar een ontwerp wat aansluit bij de werkpraktijk. Machiel Willemsen is oprichter van het netwerk Advieskunst. Hij werkt bijna uitsluitend aan het professionaliseren van adviseurs. Hij schrijft, maakt video’s, doet onderzoek en traint groepen. Hij is één van de kernbegeleiders bij OchtendMensen.

september 15, 2020september 18, 2020

OpMorgen heet nu OchtendMensen

Wij zijn nu OchtendMensen. Dat waren we altijd al, maar nu heten we ook zo. Verder verandert er niets.

In onze opdrachten en bij OchtendMensen blijven wij werken aan de grote maatschappelijke thema’s van nu en van de toekomst. Dat doen OchtendMensen telkens weer met de mogelijkheden van een nieuwe dag.

Amersfoort – 16 september 2020

september 12, 2020maart 1, 2021

Tips om optimaal de quarantaine door te komen, met je team en met jezelf!

De eerste thuiswerkweken zitten er op en we hebben er nog een aantal te gaan. Bij OchtendMensen waren de reacties na het afkondigen van de quarantaine-maatregelen relatief optimistisch, zoals we van elkaar gewend zijn. Naarmate de dagen vorderden, veranderden inzichten van “geen reistijd!” en ‘elke dag een trainingsbroek aan!’ naar ‘help, ik mis mijn collega’s’, ‘waar stopt mijn werk en begint mijn vrije tijd’ en ‘oh jee, nog een thuiswerkkilo…’. Als er iets is waar wij bij OchtendMensen niet aan gewend zijn, is het namelijk stilzitten. Om ook van deze situatie het beste te maken voor jouw team en voor jezelf, deel ik hieronder 8 tips om fris en fit de quarantaine door te komen. Misschien doe je inspiratie op voor jezelf en je team.

1. Stay connected
Twee keer per week blijven wij als team van 55 man/vrouw bij elkaar aangehaakt door onze teamcall. Daarin praat het management ons bij over alle ontwikkelingen, kunnen we via de chat vragen stellen, zingen we (niet synchroon maar wel knettervals) jarige collega’s toe, en sluiten we op vrijdag af met een gezellige door collega Robert gemaakte digitale Pubquiz (www.myquiz.org voor de liefhebbers), waarna we overgaan tot de gezamenlijke ‘vrijmibo’ met ons eigen radiostation aan. Dit is een fijne manier om verbonden te blijven met elkaar en op de hoogte gehouden te worden van de laatste ontwikkelingen binnen de organisatie.

2. Laat zoveel mogelijk (online) doorgaan
Opleidingen zijn een belangrijk onderdeel van ons werk bij OchtendMensen. Ze blijken in deze quarantainetijd veel beter door te kunnen gaan in digitale vorm dan we gedacht hadden. Met enige creativiteit en goede ondersteunende programma’s kun je vanuit huis als groep geweldige dingen doen. In de opleiding werken we nu met volledig digitaal vormgegeven rollenspellen, brainstormsessies, 1-op-1-speedcoaching en intervisie. Programma’s als Miro en Teams ondersteunen creatieve samenwerkingsprocessen en oefeningen. Kortom, een online programma is qua werkvormen minstens zo afwisselend in te richten als een offline training.

3. Wandel naar je werkplek
We hebben vast allemaal al ervaren dat 24/7 binnenblijven noch fysiek noch mentaal een gezonde optie blijkt te zijn. Al helemaal niet als je je relatief kleine woning ook nog moet delen met andere mensen. Een goede manier om het beste uit je spaarzame tijd buiten te halen, is om ’s ochtends na het ontbijt een wandeling te maken. Ja, gewoon naar je werkplek. Zodat het voelt alsof je echt vanuit je huis op je werkplek bent aangekomen, en met frisse energie en motivatie aan je werkdag kunt beginnen.

4. Bel buiten
In quarantaine-tijden bellen we wat af. Blijf in beweging en bel buiten wanneer je de kans ziet! Wanneer je geen ochtendwandeling naar je werkplek hebt gemaakt, kun je die tijdens je belvergadering alsnog maken. Zelfs als je tijdens je telefoongesprek vanuit je tuin, balkon of raam wat vitamine D kunt vangen, is dit mooi meegenomen.

5. Richt structuur in
Die telefoon blijft maar gaan, videobellen blijkt erg intensief, en als je woonplek je werkplek wordt, lijkt er geen reden te zijn om in de avond niet door te werken. Richt dus structuur in en bewaak je energie. Spreek een start- en eindtijd af met jezelf en houd je eraan. Deel de dag in met verschillende taken en schat daarbij in hoeveel focus je nodig hebt. Het kan dan zomaar een goed idee zijn om een paar uur je telefoon helemaal niet op te nemen en je energie te gebruiken voor één gerichte taak. Is het einde werkdag, stop dan ook echt. Als je door blijft gaan, loop je het risico zonder frisse energie op te staan, en dat is niet de bedoeling.

6. Blijf mentaal gezond door yoga en meditatie
Er is absoluut niets mis met wat extra focus op je mentale gesteldheid. We leven tenslotte in roerige tijden en die brengen stress met zich mee. Bij OchtendMensen wordt er elke maandagochtend een online yogales verzorgd door collega Noëlle. Dit heeft alleen maar voordelen: je spendeert je ‘reistijd’ op een matje met je benen in je nek (sommigen van ons dan), behoudt de verbinding met je collega’s (‘hoe krijg jij die downward facing dog voor elkaar?’) en kunt na de les met een lekker leeg hoofd en soepeler lijf aan je werk beginnen.

7. Blijf fit met een extra focus op sport
Op de woensdagochtend is er bij OchtendMensen tijd om aan je buik-, bil- en beenspieren te werken onder leiding van collega en topatletieker Hans. Gewoon lekker meedoen; je trainingsbroek heb je toch al aan. Is een online buikspierkwartier met collega’s niet helemaal je ding, ga dan fietsen of richt een online hardloopgroepje op. Via apps als Strava kun je resultaten of juist rustige routes met elkaar delen. Houd je collega’s gemotiveerd door samen loopdoelen te stellen of juist door er een wedstrijdje van te maken.

8. Gebruik je nachtrust
Nog iets waar je extra van kunt genieten wanneer je geen reistijd meer hebt: je nachtrust. Pak nu echt eens die acht uren slaap door een halfuurtje eerder naar bed te gaan en een halfuurtje later op te staan, en je merkt wat voor wonderen genoeg slaap doet. Je bent alerter en vrolijker, je immuunsysteem verbetert, je gewicht blijft constanter, en je gaat er zelfs langer van leven!

We are all in this together. Laten we er het beste van maken. Succes!

september 12, 2020september 15, 2020

Profiteer mee van onze ervaringen met digitaal interactief werken met grote groepen

In deze coronatijd zijn we ineens heel afhankelijk geworden van het digitale werken. Je komt om in de verschillende tools en programma’s en soms lijkt iedere organisatie of overleg weer iets anders te gebruiken. In onze zoektocht naar oplossingen zien we dat er veel overlap is in mogelijkheden, en dat een aantal programma’s eruit springt. Graag helpen we jou met onze ervaringen met digitaal werken met (grote) groepen, zodat ook jouw werk en dat van je team zo goed en zo sociaal mogelijk door kan gaan.

Digitaal vergaderen voor kleine groepen of digitale interviews
Als je gaat vergaderen met een kleine groep heb je veel keus uit applicaties. De meeste apllicaties hebben een aantal basisopties, zoals het delen van schermen, beeldbellen (met een beperkt aantal mensen) en zijn ook beschikbaar voor mobiele apparaten. Populaire gratis opties zijn Skype, Starleaf en Google Hang-outs . Wil je meer mogelijkheden en intuïtievere dus prettiger werkende applicaties? Dan kom je al snel uit op Zoom of Microsoft Teams.

Digitale interactieve bijeenkomsten voor grote groepen: colleges, webinars of training
Werk je met een grotere groep? Dan springen Microsoft Teams en, vooral, Zoom er bovenuit.
Bij deze applicaties heeft alleen de organisator een account nodig. Deelnemers kunnen gemakkelijk via een link de bijeenkomst bijwonen. Zo houd je de toegang voor je evenement laagdrempelig. Naast de mogelijkheid om veel actieve deelnemers (tot 100!) uit te nodigen, bieden deze applicaties meer opties voor interactie. Denk bijvoorbeeld aan een virtueel whiteboard, verspreiden van hand-outs of mogelijkheid om te stemmen.

Waarmee Zoom zich onderscheidt van Teams is de mogelijkheid om veel mensen in beeld te hebben. Bij Teams zie je alleen de vier meest actieve deelnemers. Onze ervaring is dat het voor de spreker prettig is als die iedereen (of in ieder geval een groot deel) van het publiek in beeld ziet. Je hebt makkelijker interactie met de groep en je kunt zien hoe iedereen erbij zit. Een ander groot voordeel van Zoom is dat je de groep makkelijk kan opdelen in subgroepen. Dat is handig als je bij een training de deelnemers in kleine groepjes een opdracht wilt laten doen.

Wat wel gezegd moet worden, is dat Zoom negatief in het nieuws is geweest op het gebied van veiligheid. Dit zou niet op orde zijn.

Digitale brainstorm of werkateliers
Voor de meer creatieve invulling van digitaal samenwerken kom je al snel uit bij Miro en Meindmeisters. Wil je een brainstormsessie organiseren met jouw team? Of wil je input ophalen bij stakeholders en was je eigenlijk van plan om in een zaaltje met post-its in de weer te gaan? Geen paniek, met deze applicaties kan je zo’n sessie eenvoudig digitaal organiseren. Mindmaps, kanbanborden, userstory maps en brainwriting. Er zijn allerlei creatieve werkvormen om uit te kiezen. Daarnaast kan je met elkaar chatten, videobellen en stemmen. Een andere mooie functionaliteit is dat deelnemers (op de organisator na) niet per se een account nodig hebben om aan te sluiten. Je bent dus snel ‘up and running’.

Beide programma’s – Miro en Meindmeisters – zijn te koppelen aan (de projectomgeving van) MS Teams; handig als jouw team hier bestanden deelt. Natuurlijk kun je bij jouw sessie ook applicaties combineren: sta in contact met je collega’s via Zoom terwijl je ondertussen samen aan een mindmap werkt in Miro of Meindmeisters.

Deze applicaties zijn gratis te gebruiken, maar zonder abonnement ben je beperkt tot maximaal drie borden en vier deelnemers. Als je serieus aan de slag wilt, heb je dus wel een abonnement nodig.

Andere dingen om rekening mee te houden als je digitale groepssessie doet
Maak zoveel mogelijk gebruik van dezelfde programma’s. Dit biedt meerdere voordelen: je leert het programma beter kennen en je beperkt de wirwar aan accounts en applicaties. Over het algemeen bieden betaalde accounts veel mogelijkheden, en is het zonde is om overal een account voor aan te moeten schaffen.

Wat voor jou handig is, hangt natuurlijk ook af van wat in jouw organisatie wordt gebruikt. Werkt jouw organisatie al met Teams om bestanden met elkaar te delen? Dan biedt het gebruik van Teams extra voordelen.

Nog niet van elk programma is helemaal duidelijk hoe het met de beveiliging en privacy zit. Over het algemeen is de beveiliging van betaalde accounts beter, maar dit geeft nog geen garantie.

Er zijn signalen dat Rijkspartijen gaan werken met Cisco Webex. Als samenwerkingspartner zul je hier dan wellicht in mee moeten gaan.
In de zoektocht zijn meer programma’s bekeken. Zo werken veel mensen met Skype. Waar dat voor kleine groepen nog goed kan werken, wordt Skype for Businessv- de betaalde variant van Skypev- langzaam uitgefaseerd en vervangen door Microsoft Teams.

We hopen dat het delen van onze eigen zoektocht naar digitale werkvormen jou en je team verder helpt. En we zijn natuurlijk altijd bereid om je verder te helpen. We zitten maar een telefoontje bij je vandaan.

september 12, 2020maart 1, 2021

Opleidingstraject Ochtend Mensen: Creatief digitaal. Ook wat voor jou?

Leren en ontwikkelen is een belangrijk onderdeel van het werken bij OchtendMensen. Naast het volgen van zogenaamde marktkringen en masterclasses, heeft OchtendMensen een uitgebreid opleidingstraject waarin je – naast je persoonlijke ontwikkeling – werkt aan je advies- en projectvaardigheden. Adviseur Fenna Reuvers, sinds anderhalf jaar bij OchtendMensen, vertelt in deze blog meer over één van de drie kernopleidingstrajecten (GRIP) in de ‘Corona-proof’ digitale variant. Want in deze Corona-tijd blijkt dat digitaal opleiden veel mogelijkheden biedt.

GRIP is – naast Advieskunst en OpReis – één van de drie kerntrajecten die je in je driejarige periode bij OchtendMensen volgt. Het is gebaseerd op het boek GRIP van Rick Pastoor; een bestseller die niet meer valt weg te denken uit de boekenkast van menig adviseur, zo ook bij de adviseurs van OchtendMensen.

In een periode van drie tot vier maanden leer je in een intensief opleidingsprogramma de essenties van het structureren van jouw eigen werk en het aanbrengen van structuur in projecten en programma’s. Zo leer je over traditionele (projectmatig en programmatisch werken) maar ook eigentijdse (agile en scrum) manieren van structureren. Je vindt meer structuur en stevigheid in jouzelf als persoon en je maakt zelf een groei door, en jouw opdracht groeit hierin met jou mee. Zo krijg je GRIP op jezelf en je opdracht en vergroot je jouw persoonlijke impact en effectiviteit! Een heel gaaf traject, dat ook nu in tijden van Corona gewoon doorgaat, maar dan digitaal.

Met de digitale programma’s Zoom, Teams en Miro is ons gehele GRIP-opleidingstraject opnieuw online ingericht. Van één-op-één-speedcoaching op je ontwikkelvraag, oefenen met het project- en programmacanvas, het volgen van een Q&A over werken in projecten, tot het in groepjes oefenen met een Doelen Inspanningen Netwerk (DIN), aan de slag met een simulatie van een real-life programmamanagement-case en afsluiten met Yin Yoga en meditatie. Naast leerzaam en uitdagend, ook een supertof, inspirerend en energiegevend programma! Volledig digitaal.

Het volgen van opleiding bij OchtendMensen op de digitale manier biedt, naast de belemmering van niet fysiek met elkaar zijn, echt heel veel mogelijkheden. Ik kijk uit naar de laatste tweedaagse waarin we verder aan de slag gaan met je eigen ontwikkelvraag, een real life-case op projectbeheersing volgen en dieper inzoomen op de scrum en agile manier van werken. Of dat nu digitaal of in real-life is, bij OchtendMensen halen we alles uit opleiding wat erin zit!

Ons opleidingsprogramma staat ook open voor jonge professionals die niet in dienst zijn bij OchtendMensen of TwynstraGudde. Meer informatie daarover vind je op de Academy-pagina van deze website. Ook kun je rechtstreeks contact opnemen met onze Talentmanager Antonia van Houdt-Stoel.

Als je interesse hebt in de training Programmamanagement, kijk dan eens hier: https://www.twynstragudde.nl/programmamanagement. De basistraining Programmamanagement wordt nu ook digitaal aangeboden. Hoe je online een project- of programma-start-up inricht, kun je hier vinden: https://www.twynstragudde.nl/zoeken?term=psu. Bij interesse of vragen kun je contact opnemen met onze TwynstraGudde-collega Bouke Nederhof.

Maand: september 2020